僕は仕事で追い詰められれば追い詰められるほど、自分のタスク管理を高頻度で行います。それが結局、最も効率が高くなるので。
コンテンツ
スケジューリング＝タイムマネジメントはまず持っているタスクの全体像を整理
自分の抱えているタスクの一覧を作る
それぞれの締め切り、その時点での必要なアウトプットを考える
その締め切りでそのアウトプットを出すために必要な工数を試算する
次にタスクの優先順位付け
僕の場合は、まず、タスクをマストとそれ以外、に分ける。マストかつ、必要な工数を読めないもの＝アウトプットイメージが自分の中でクリアでないもの、これを最優先に置きます。
- 工数が読めないと締め切りまでにできるかがあまりに不確定すぎて不安だから。
- まずアウトプットイメージをクリアにすることに全精力を注ぐイメージです。逆にやればできることが見えているものは、締め切りまでのどこかでＸＸ時間を確保すればいいだけ、として、スケジュールに入れちゃえばOK
次にタスクの中で、他人に依存するもの、およびリードタイムが長いもの、の仕込みをこれまた優先度上げます
- 自分だけで完結するタスクは、これまた自分がどこかで頑張れば良いだけ。
- 他部署や、他人が関わるものは、早めにボールを渡さないと、最後にプレッシャーもかけにくいし。
- で、ボールを渡しても、基本的には最終アウトプット責任は自分にあるので、ひたすらモニタリングする。
- これも、アウトプットが見えないものとは種類が異なりますが、不確定要素が高いものなので、優先度上げているというわけです。
- 外注先、他部署、チームの他メンバー、また自分との関係性によって、不確定要素の高さが異なるので、それに応じて優先度を変えましょう
必要に応じて期待値コントロール
更にマストなのに締め切りまでに出せるか？の不確定要素が高いものは、不確定さ次第ですが、必要に応じて期待値コントロールに走ります
- アウトプットを僕に依頼した人に、早めに事情を説明して、締め切りを延ばしてもらう、みたいな
- もちろん、温度感高くて無理そうなら、別のマストのやつの締め切りをずらす
- もしくは、何か別のタスクを削ることを勝ち取って、自分の投下リソースを増やしにいく
- もしくは、別のヘルプを得られるように交渉する、、などなど
但し、毎回これをやると、自分の信頼貯金が減るので、あくまで普段は期待に応えて、貯金を貯めておいた上で、たまにやるのが原則です。
途中のマイルストーンをセットし進捗を管理
あとは、途中のマイルストーンを先に決めて、それをベースに自分の進捗を測っていきます
- 僕の場合は、だいたいミーティング入れることで、マイルストーンにしてます。（まあ、企画業務なのでね）
例えば、以下のようなイメージ
- 今日：自分でたたき台を作る
- 1日後：同じグループのメンバー数人と話すためにmtgをセットしておく。インプットをもらってリバイズする
- 2日後：上司とのmtgを入れておく：インプットをもらってリバイズする
- 3日後：上司の上の役員とのmtgを入れておく
最後に
最初からマルチタスクは難しいです。
最初はエクセルに書いて考えないと、全くタスク管理できないです。書かないとダメ。頭の中で最初からやるのはとってもダメです。
慣れれば、エクセルに書かなくても、だいたい回せるようになります。ただ、自分のキャパを超えると、またエクセルに最低限書かないと無理になるが、、。
結局本質的には、プロジェクトマネジメントと同じことを自分に対してやっているだけだと思われます。自分のタスク管理も、自分でプロマネしつつ、自分で実行するだけで、本質は全く同じですから。
自己認識を高める。成長して仕事ができるようになるためのヒントはこちらの記事もご覧ください。
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