プロジェクトマネジメントを成功させるための3つの要素

プロジェクトマネジメントをする時に、どんな事を考えているのか?を整理してみます

まず、マスタースケジュールの作成

これは、WBS = Work Breakdown Sheetと呼ばれたりもします。

イメージは以下です。
1.縦軸に、タスクリストが並ぶ。しかも網羅的かつ、整理されて。

  • これを見れば、このプロジェクトを完遂するために必要なタスクは全て載っている、というのが理想の状態です

2.横軸には、それぞれのタスクに、責任者、マイルストーン、スケジュールをいれます。

  • これで、それぞれのタスクを誰が責任を持って、いつまでに、何を終らせるのか?が見えます。

3.最後に、タスク同士の連関を見ます

  • あるタスクAが終っていないと、別のタスクBは開始できない、というような依存関係をクリアにします。

これがきちんとできれば、どのタスクのカタマリがスケジュール的に厳しいのか?とか、そもそもこのマスタースケジュールをうまく作れない=良くわかっていない、という領域がわかり、リスクもあぶり出されます。

よくわかっていないものを、期日までに終らせるのは、とても不確定な約束なので、とか

次に、課題管理表作成

それぞれのタスクを進めていくと、課題が出てきます。

・XXが決まっていないので先に進めない、とか
・お願いしていた業者から急にスケジュールに間に合わないと言われた、とか

これらを全部一覧のリストにして、その1つ1つの課題ごとに、責任者、締め切り、スケジュールを入れて管理します。

通常のタスクと異なり、ついつい放置されてしまったり、そもそも解決の難易度が高くて進まないことが起こりえるので、時にはマスタースケジュール以上にきちんと管理していくことが必要です

最後に、PMO

PMO = Project Management Officeと呼ばれますが、プロジェクトの規模によりますが、専属で2~3人アサインしても良いくらいです。

上記のマスタースケジュール作成、課題管理表作成、全体の管理、また課題のうち特に難易度の高いものの解決をリードするのが役目です。

遊軍として、必要なところで必要なサポートを差し上げるのが役目です。

プロジェクトに限らずですが、仕事なんて予想外のことが発生するのが常なので、常にある程度の遊軍を持ち、予想外の出来事はその遊軍が全て対応するようにできれば、プロジェクトの進捗は格段に安定します。

予想外の出来事に通常タスクを実行するヒトが対応すると、通常タスクが遅れて、プロジェクト全体が遅れていきます。

遊軍に仕事のできる人材を配置し、更にプロジェクト全体の責任者の直轄に置くことが、円滑にプロジェクトを進める肝かと思います。

自己認識を高める。成長して仕事できるようになる。そのためのヒントはこちらの記事もご覧ください。


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