会議のファシリテーション力をアップさせる準備と練習

会議のファシリテーションは、難しいです。経験が必要だと思っています。僕は以下のように考えています。

会議の準備とその場の仕切り方

そもそもの会議の準備
1.まず、目的=論点をセットする
2.どういう流れで、議論を振っていけば、目的を達成できるのか?設計する
3.そのために必要な資料を準備する
4.そのために必要な参加者を定義し、手配する

上を設計できた上で、
5.常に会議中は論点を意識する
6.一方で必ず別の議論が起こるので、この議論は目的に関係があるか?
なぜ、この議論/意見が出てきているのか?をリアルタイムで考えながら、取り込むのか、切り捨てるのか、を判断する必要あります。
残り時間を確認しつつ、発言者の感情面にも配慮しつつ、今回達成すべき目的の最低ラインも意識しつつ、、、。総合的に。

と言っても簡単にできるようにはならないです。

どうやって練習するか?

①複数人が参加する会議以前に、1 on 1のヒアリングで、練習しまくる。

誰かにヒアリングに行く時に、十分に目的をセットし、相手から聞きたい内容を必要十分に聞けて、かつ相手とも良好な関係を築けるか?
をたくさんこなすことです。ヒアリングでさえ、こちらの質問とは異なることを発言するヒトがたくさん居て、思う様にはいかないものなので。
1対1でできなければ、1対複数人を相手にする会議は、当然できません。

参加者が、社外か社内だけか?、も難度を変えます。

あとは、参加者の視座の高さ。それなりに職位の高さに比例しますが。も、難度を変えますし。

ということで、社内の1対1からスタートし、社外の1対1とか、社内の対複数人とか、社外の対複数人、そして社外の対役員ミーティング、くらいへと段階的にレベルアップしていくのが、急がばまわれです。

②あとは、ミーティングの事前準備ですが、

理想的には、8割の時間でコンテンツは準備し終わり、2割の時間はファシリテーションのイメトレすることです。
ミーティングの前に、半日=4時間くらいは、イメトレできるとよいです。なかなか、ここまでやれませんけど。
僕は、2時間のミーティングの前には4時間くらいは、あたまの中で流れを何度も何度も繰り返して、いろんなシミュレーションをしていた時期がありました。(もうずっと前だけど)
プレゼンも同様に、頭の中では、スライド書きながら10回から20回は話すので、基本的に何も見なくても話せるようになります。

ミーティングも始まる前に、何が目的で、何を議論したくて、どんな準備をしていて、いろんな反応に対して、どう対応するか?を何も見ずに、頭の中に瞬時に浮かべられるくらい準備していれば、実際のミーティングの最中の頭のキャパシティは、予想外のことに対しての対応だけに集中できるので、全体をunder controlにして進めることがそれなりに可能になります。

ということを繰り返して、経験を積んで行けば、どんどん対応できる幅と、必要な準備の量が減っていき、効率が5~10倍くらいには上がるイメージです。

ある程度の経験が必要となるので、1年くらいは投資するイメージで継続していくことが重要です。

自己認識を高める。成長して仕事できるようになる。そのためのヒントはこちらの記事もご覧ください。


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